Tutorial Dasar Microsoft Word

Tutorial Dasar Ms. Word

Oleh: Jefri Petrus

Hai, selamat datang di blog sederhana saya …

Jika Anda masih pemula di Microsoft Word (2013, 2016, dan 2019), dan ingin belajar lebih banyak lagi tentang penggunaan Ms. Word ini, Anda datang di tempat yang tepat. Saya akan memberikan Tutorial Dasar Memahami Microsofft Word 2013. Meski materi ini tentang Ms. Word 2013, Anda pengguna Ms. 2016, 2019, dan bahkan MsO 365 pun bisa memahami materi ini karena secara umum tampilan/interface Ms. Word semua versi ini sama saja. Hanya ada beberapa menu dan submenu yang posisinya berubah pada setiap versi.

Oh iya, jika Anda ingin memperbarui Office Word di PC/Laptop Anda, silakan baca tutorialnya di sini.

Yuk, langsung saja kita mulai …

Pada gambar di bawah ini menunjukkan lembar kerja Microsoft Word 2013 dan penjelasannya secara rinci:

Tampilan lembar  kerja microsoft Word 2013

Untuk penjelasan bagian-bagian dalam lembar kerja Microsoft Word 2013 adalah sebagai berikut:

Menu Tab: berisi tentang grup-grup dan di dalam grup berisi tentang tombol-tombol perintah yang terdapat dalam Microsoft Word 2013, antara lain :

• Tab Home, tombol-tombol perintah yang biasa dipakai untuk format dokumen.

• Tab Insert, tombol-tombol perintah untuk memasukan objek, seperti: Picture (gambar), Shape, SmartArt, Chart, Screenshot untuk mengambil gambar dari program, dan sebagainya.

• Tab Design, tombol-tombol perintah untuk pemberian efek tema (theme) pada lembar kerja dokumen, serta warna dan border halaman lembar kerja.

• Tab Page Layout, yaitu tombol-tombol perintah untuk format paragraf dan pengaturan tata letak halaman.

• Tab References, yaitu tombol-tombol perintah untuk membuat daftar isi, catatan kaki (footnote), index, dan sejenisnya.

• Tab Mailings, yaitu tombol-tombol perintah untuk amplop dan mengolah surat massal, dan label.

• Tab Review, yaitu tombol-tombol perintah yang berisi pengaturan lembar kerja MS Word 2013 yang meliputi Spelling, translate, comment (komentar), Proteksi data, dan sejenisnya.

• Tab View, berisi tombol-tombol perintah untuk mengatur tampilan halaman, ukuran, atau ukuran jendela.

Group: berisi bagian yang berisi sekumpulan tombol-tombol perintah yang terletak di dalam tab:

• Quick Access Toolbar, adalah toolbar standar yang berisi tombol perintah yang paling sering digunakan, seperti : tombol Save (Simpan), Undo (Kembali), dan Redo (Lanjut). Anda dapat menambahkan tombol-tombol perintah lain yang sering Anda gunakan.
• Icon Kotak Dialog, terletak di sebelah kanan group, icon tersebut gunanya untuk membuka kotak dialog, dan menampilkan lebih banyak option dari group yang berkaitan.
• Title Bar, adalah judul lembar kerja yang sedang aktif atau sedang dibuka.
• Collapse the Ribbon, untuk menyembunyikan tombol-tombol perintah dalam tab-tab Microsoft Word 2013, sehingga yang di tampilkan hanya nama-nama tab.
• Tanda Tabulasi, adalah tombol pengaturan jarak paragraf dari posisi margin sebelah kiri.
• Ruler/mistar, fitur ini gunanya untuk mengatur ukuran tampilan dokumen.
• Lembar Kerja, bagian untuk mengetik dan pengolahan kata, dokumen ataupun text.
• Status Bar, fitur yang berisi informasi tentang halaman yang sedang aktif, misal nomor urut halaman atau jumlah halamannya.
• Zoom Level, fitur yang berisi tombol-tombol perintah untuk mengatur besar kecilnya skala tampilan lembar kerjanya.
• Pengatur Tampilan Lembar kerja, bagian yang berisi tombol-tombol perintah untuk meng-setting tampilan lembar kerja dokumen Microsoft Word 2013.

Langkah Cepat Belajar MS Word Sampai Mahir

Berikut ini merupakan langkah-langkah penting yang harus Anda pelajari dan pahami agar dapat menguasai Microsoft Word, apapun versinya:

1. Menggunakan Page Break

Microsoft Word secara otomatis membuat halaman baru ketika halaman pertama Anda tidak cukup lagi untuk menampung tulisan dokumen Anda. Tapi terkadang ketika kita membuat dokumen, kita ingin membuat sebuah halaman baru (pada file yang sama) walaupun pada halaman sebelumnya masih ada tempat untuk menulis. Misalnya ketika kita mengetik halaman “Kata Pengantar” pada sebuah proposal, halaman proposal itu mungkin tidak sampai penuh dengan ketikan tetapi kita ingin sudahi dan langsung menuliskan “Bab I” pada halaman baru berikutnya.

Kebanyakan orang (termasuk yang telah lama menggunakan Microsoft Word) belum bisa membuat halaman baru dengan cara yang benar. Biasanya orang-orang menekan tombol enter  berkali-kali jika masih tersisa jarak di halaman lama untuk membuat sebuah halaman baru. Sah-sah saja sebenanrnya. Akan tetapi ini merupakan cara yang sedikit lama.

 

Ada cara lain yang lebih singkat dan benar sesuai ilmu komputer:

1. Tekan/klik tab “Insert”, 
2. Selanjutnya klik bagian “Pages” 
3. Kemudian klik “Page Break”. 

(Pada Ms. Word 2016, 2019, dan Ms O365 mungkin Anda hanya mengklik Insert, lalu Page Break itu langsung tampil di sudut kiri atas). Maka sebuah halaman baru akan langsung muncul.

Dengan cara ini, Anda tidak perlu khawatir ketika tiba-tiba Anda menambah tulisan di halaman sebelumnya. Word akan otomatis mengisi yang ruang kosong tanpa perlu tulisan setelahnya terganggu.

2. Mengatur  Page Setup dan  Margin (batas tepi kertas)

Page Setup atau pengaturan halaman berfungsi untuk mengatur bagaimana bentuk halaman ketika kita akan membuat dokumen. Dalam mengaturnya, untuk mengatur ukuran halaman atau dokumen, ada yang namanya Margin, dimana kita dapat mengatur berapa jarak dari ujung halaman yang kita butuhkan hingga isi dokumennya.

Kalau Anda bingung dengan margin, gambar diatas akan menghilangkan kebingungan anda. Margin bisa anda atur di 4 tempat:

• Margin atas
• Margin kiri
• Margin kanan
• Margin bawah semuanya bisa kita atur.

Secara bawaan, margin-margin ini biasanya memiliki ukuran sebesar 2,54 cm setiap sisinya. 

Tergantung dari jenis dokumen yang Anda buat, biasanya Anda diminta untuk mengatur margin terlebih dahulu sebelum mulai membuatnya.

Langkah-langkah untuk mengubah ukuran margin/batas tepi kertas:

1. Klik tab “Layout” 
2. Klik kiri pada anak panah kecil di bagian bawah tulisan Margin, klik kiri lagi pada tulisan Custom Margins. atau bisa juga langsung klik icon kecil disamping tulisan “Page Setup”.
3. Pada bagian margin, silahkan pilih bagian mana yang ingin Anda ubah ukurannya.
4. Selain margin, Anda juga bisa mengatur Orientasi, apakah memanjang/Portrait atau melebar/Landscape
5. Jika sudah, klik OK.

Lihat gambar di bawah ini!

Selain ukuran margin, Anda juga dapat mengatur jenis kertas. Anda perlu mengatur ini karena harus disesuaikan ketika Anda akan mencetak dokumen. Tentu Anda dapat mengaturnya belakanga, setelah selesai mengetik.

Untuk mengubahnya, klik tab “Paper” dan silakan Anda pilih jenis kertas di “Paper Size”. Atau bisa juga mengikuti langkah-langkah yang ada pada gambar di bawah ini!

3. Pengelolaan Paragraf

Paragraf merupakan sebuah blok yang berisi beberapa kalimat dan berfungsi untuk memberikan jeda baca, sehingga memudahkan orang membaca dokumen yang kita buat.

Paragraf menjadi fokus utama kita di langkah pertama ini karena kebanyakan dokumen yang akan kita buat misal proposal apalagi buku, paragraf tidak akan lepas dari perhatian pembaca.

Ketika Anda mulai mengetik, maka Anda mengetik di paragraf pertama. Untuk membuat paragraf baru, cukup tekan enter  di keyboard Anda dan mulai mengetik untuk paragraf kedua.

Berikut ini langkah-langkah untuk mengatur paragraf:

1. Pertama klik sekali terlebih dahulu paragraf yang ingin Anda ubah. Kemudian, klik tab “Home” 
2. Selanjutnya klik icon kecil disamping kanan tulisan “Paragraph” yang berada tepat di atas lembar kertas.
3. Anda dapat memilih alignment untuk mengatur arah tulisan paragraf.
4. Indentation  berguna untuk memberikan jarak paragraf dari margin kiri dan kanan.
5. Jika Anda ingin menambahkan indent  hanya di baris pertama saja, gunakan “First line” dan Anda bisa mengatur berapa jarak indent-nya.
6. Spacing  digunakan untuk mengatur jarak sebelum/before  paragraf dan setelah/after paragraf. Pada bagian Spacing ini, yang harus diperhatikan adalah pengaturan Line Spacing-nya. Silakan klik tanda segitiga kecil di bagian bawahnya, lalu silakan memilih format spasi yang diinginkan. Tetapi sebelumnya Anda harus memblok terlebih dahulu tulisan/paragraf yang mau diatur jarak spasinya.
7. Klik OK jika sudah.

4. Tabel dan Gambar

Gambar dan tabel sangat penting agar tampilan dokumen Anda lebih menarik dan tidak membosankan karena banyaknya paragraf. Selain gambar dan tabel, Anda juga dapat memberikan deskripsi singkat mengenainya.

Caption  atau deskripsi biasanya didahului dengan nomor terlebih dahulu. Seperti “Gambar 1. Windowsku” dan seterusnya. Tentu saja ketika Anda menambahkan tabel atau gambar baru, nomornya akan bertambah secara otomatis.

Cara Menambahkan Tabel ke Microsoft Word

1. Pertama Anda pilih tab “Insert”
2. Kemudian klik tanda segitiga kecil pada “Table”
3. Selanjutnya Anda pilih ukuran yang sesuai kemauan Anda.
4. Jika Anda ingin membuat tabel yang lebih besar lagi, Anda bisa klik “Insert Table…” dan Anda bisa tentukan berapa jumlah baris dan kolomnya.

Cara Menambahkan Gambar ke Microsoft Word

Caranya sangat mudah. Yaitu klik dan geser gambar dari File Explorer ke Microsoft Word atau, Anda juga bisa mengklik tab “Insert” lalu klik “Pictures” untuk memasukkan gambar.

Untuk menambahkan deskripsi:

1. Pertama klik kiri pada gambar untuk mengaktifkannya.
2. Kemudian langsung klik kanan pada gambar jika Anda ingin menambahkan deskripsi untuk gambar
3. Selanjutnya pilih “Insert Caption” lalu silakan menuliskan jdul gambar yang diinginkan.
4. Selesai

5. Header, Footer,  dan Page Number

Sebelumnya kita telah belajar mengatur margin untuk setiap sisi dokumen, mulai dari atas, bawah, kiri, dan kanan. Nah, khusus untuk bagian atas dan bawah, Anda dapat mengisinya dengan suatu informasi jika Anda menginginkannya. Informasi yang saya maksudkan itu adalah pemberian nomor halaman.

Berikut ini cara menggunakan Header dan Footer:

1. Klik tab “Insert”
2. Kemudian pilih antara header atau footer
3. Kemudian, pilih gaya yang Anda inginkan.
4. Jika telah mantap dengan pilihan gayanya, silakan klik kiri mouse

Dengan menggunakan Header & Footer, Anda dapat menambahkan nomor halaman dengan mudah. Ketika Anda membuat halaman baru, tentu nomor halaman juga tertulis secara otomatis.

Selain Header & Footer, Anda juga bisa klik “Page Number” (letanya persis bersampingan dengan Header dan Footer) untuk nomor halaman yang lebih sederhana tampilannya.

6. Cover Page (Halaman sampul)

Anda tentu tidak mau repot membuat cover halaman depan, kan? Tenang saja, karena Microsoft Word bisa membuatnya secara otomatis. Bagaimana caranya?

1. Pertama Anda klik tab “Insert”
2. Selanjutnya klik “Cover Page” 
3. Pilih desain yang Anda suka
4. Kemudian ganti judul atau subjudul dokumen Anda sesuai keinginan Anda dengan cara klik kiri mouse pada gambar dan kotak-kotak yang ada. Anda bisa menghapus dan mengganti semua tulisan yang ada sesuai selera Anda.
5. Done!

7.  Style dan Daftar Isi Otomatis

Style di Microsoft Word merupakan tempat penyimpanan pengaturan tertentu yang bisa Anda terapkan di beberapa elemen di dokumen Anda seperti paragraf, gambar, dan lain-lain.

Style merupakan fitur yang wajib Anda terapkan, karena akan membuat dokumen anda terlihat konsisten dan Anda tidak perlu mengubah pengaturan yang sama berulang-ulang.

Misalnya Anda memiliki dokumen, di mana Anda akan membuat tulisan “Bab I”. Biasanya, orang akan membuat ini secara manual dengan mengetiknya lalu mengubah ukuran font supaya terlihat besar. Dan hal ini terus berulang untuk “Bab II” dan selanjutnya. Ini merupakan cara yag tidak efektif!

Dengan Style, Anda bisa membuat pengaturan tersebut terlebih dahulu dan menyimpannya. Ketika dibutuhkan, Anda tinggal sekali klik saja style tersebut dan elemen seperti paragraf langsung mengikuti style yang telah Anda buat.

Karena pentingnya penggunaan style, Anda bisa tahu bagaimana cara menggunakan style, membuat style baru, hingga membuat daftar isi otomatis dengan menggunakan style seperti gambar di bawah ini:

8. Kutipan (Citation) dan Daftar Pusaka

Dalam belajar Microsoft Word, Anda dapat menambahkan kutipan serta menulis kutipan tersebut sebagai daftar pustaka di halaman paling akhir dokumen.

Kutipan sangat penting karena tanpa adanya sumber kutipan, karya anda bisa dituntut oleh pemilik dokumen yang Anda referensikan. Lebih amannya lagi jika Anda meminta izin kepada pemilik dokumen karena Anda mengambil kutipan di dokumen mereka.

Langkah-langkah untuk menambahkan sumber kutipan di Word:

1. Klik dulu tempat dimana kutipan akan ditambahkan
2. Kemudian klik tab “References” 
3. Lalu klik “Insert Citation”
4. Klik “Add New Sources…”. Isi informasinya seperti gambar diatas.
5. Pada bagian “Type of Source”, tentukan jenis referensi yang anda masukkan, lalu isikan semua kolom yang ada sesuai kebutuhan.
6. Jika sudah, klik OK.

Jika Anda sudah selesai menambahkan kutipan, sekarang saatnya menambahkan daftar pustaka dan semuanya bisa dibuat secara otomatis! Caranya adalah

1. Pertama klik tab “References”
2. Kemudian klik “Bibliography”
3. Kemudian, pilih jenis daftar pustaka yang ingin Anda gunakan. Hasilnya bisa Anda lihat di kotak merah pada gambar diatas. Tentu Anda bisa mengubahnya lagi sesuka hati anda nantinya jika dirasa belum cocok.
4. Selesai

9. Menggunakan Tema

Di dalam Microsoft Word, sudah tersedia tema yang bisa Anda gunakan untuk memberikan desain yang berbeda untuk dokumen Anda. Tentu Anda dapat menyesuaikannya dengan style yang Anda buat.

Caranya sangat mudah, yaitu:

1. Klik tab “Design”
2. Kemudian klik “Themes”
3. Pilih tema yang Anda inginkan
4. Pilih tema dan tinggal klik saja.

Nanti tampilan dokumen anda berubah sesuai tema yang anda pilih seperti di kotak merah.

10. Memanfaatkan Kotak Pencarian

Dalam Belajar microsoft word, banyak sekali orang yang mau menggunakan atau belajar Microsoft Word bingung untuk mengetahui menu atau tab mana yang harus mereka klik untuk melakukan beberapa hal. Misal ketika Anda ingin membuat dokumen dengan kolom yang terbagi dua. Kita bisa bingung sebenarnya pengaturan kolom di Word ada di posisi mana.

Anda tidak perlu bingung karena Word, Excel dan PowerPoint memiliki kotak pencarian yang bisa mencari fitur yang Anda inginkan. Contohnya Anda ingin menggunakan kolom di Word, cukup ketik “column” dan Word akan memunculkan fitur tersebut.

Sehingga, Anda tidak perlu mengingat letak tombol “column” lagi di Word.

Perlu diketahui bahwa fitur pencarian ini hanya ada di Office 2016 atau pelanggan yang menggunakan Office 365 saja.

Penutup

Nah, sobat sekalian, itulah cara belajar microsoft word dari dasar sampai mahir yang bisa saya bagikan kepada Anda sekalian. Semoga tutorial ini bermanfaat. 

Ayo semangat.

Pasti bisa! 😊😊